Advanced Document Generator (ADG)

OpenIMS Advanced Document Generator (OpenIMS ADG) biedt organisaties een standaardplatform voor het in de juiste huisstijl genereren van complexe en gepersonaliseerde documenten. Dat gebeurt op basis van verschillende databronnen (ERP, CRM , databases, lowcode systemen als Mendix, XML, JSON, etc.) en documentbouwstenen. Hierdoor kunt u op een uniforme en consistente manier communiceren met uw klanten en relaties. Het eindresultaat kan vervolgens via verschillende kanalen worden verspreid, zoals e-mail, printers of vanuit uw CRM-, DMS-systeem, etc.

Voor uw (geautoriseerde) medewerkers is de document generator eenvoudig automatisch te starten.

De belangrijkste voordelen van OpenIMS ADG:

• Het is volledig webbased;
• Het heeft een centraal beheer van huisstijl met herbruikbare modellen en bouwstenen;
• Het heeft decentraal beheer van standaardteksten in de tekstverwerker;
• Bestaande documenten kunnen worden gebruikt als basis voor modellen en/of standaardteksten;
• Bewaking met rechten, workflow en een controleproces (wie mag wat, wie heeft wat gedaan?);
• Het kan gegevens gebruiken uit meerdere en uiteenlopende bronnen (ERP, Database, CRM, etc.);
• Het zorgt voor een stijging van de productiviteit door het automatiseren van documentgeneratie;
• Het voorkomt fouten door handmatige overname gegevens;
• Er ontstaan gestroomlijnde processen om bedrijfsspecifieke contracten, brieven, offertes en verkoopmateriaal te produceren;
• Het heeft een zeer hoge generatiesnelheid en is dus ook geschikt voor grote volumes;
• Het kent een eenvoudige gebruiksvriendelijke wijze om velden uit verschillende databronnen in documenten te zetten;
• Het verhoogt de kwaliteit.

Een schematisch overzicht:

Templates
In OpenIMS ADG kunt u eenvoudig vooraf gedefineerde voorbeelden (templates), modellen, bouwstenen en herhalende bouwstenen beheren. Alle elementen zijn hierbij documenten die met de tekstverwerker kunnen worden aangepast.

Er zijn verschillende templates mogelijk, zoals een model:

• waarin centraal de huisstijl, lettertypes, logo's en andere vaste elemementen kunnen worden opgeslagen;
• met standaardteksten waarbij verschillende afdelingen en projectgroepen decentraal hun eigen teksten kunnen beheren;
• met bouwstenen die in meerdere documenten gebruikt kunnen worden zoals bijvoorbeeld adresblokken of ondertekening van documenten;
• met intelligente bouwstenen die op basis van bedrijfsregels automatisch de juiste inhoud bevatten;
• met templates voor regelmatig terugkerende bouwstenen zoals bijvoorbeeld voor factuurregels of andere lijsten. Hierbij kunnen ook totalen e.d. in het document geplaatst worden.
• met koppelingen naar andere documenten voor bijvoorbeeld op maat gegenereerde bijlagen of algemene voorwaarden.

Intelligente bouwstenen / bedrijfsregels
Intelligente bouwstenen kunnen op basis van bedrijfsregels standaard de juiste inhoud bevatten. Dit biedt veel mogelijkheden voor het op maat maken van doocumenten. 

Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Logo's afhankelijk van bedrijfsonderdelen;
• Ondertekening afhankelijk van afdeling, grensbedragen etc.;
• Conditionele teksten afhankelijk van omstandigheden en/of gemaakte keuze's (bijvoorbeeld een offerte op maat);
• Berekeningen (totalen, BTW, kortingen, etc.).

Ook complexe documenten met intelligente bouwstenen worden door OpenIMS ADG met hoge snelheid en betrouwbaarheid gegenereerd.