Secretariaat - Office management. Wat kan OpenIMS voor u betekenen?

Als u de inkomende post digitaal wilt verspreiden biedt OpenSesame ICT via OpenIMS Document Management Server hiervoor een standaard oplossing. U kunt hiermee uw gescande documenten, e-mailberichten met bijlage en faxen verspreiden op een gestandaardiseerde manier. Hierdoor behoudt u overzicht en inzicht in deze informatie stroom.

Nadat de post is gedigitaliseerd (scannen) kan deze in het DMS worden geregisteerd en gecategoriseerd. Het document wordt vervolgens toegewezen aan de juiste medewerker of afdeling die hiervan een e-mail notificatie ontvangt. Indien gewenst kan rappel worden toegevoegd. De inkomende post kan tevens worden onderverdeeld in meerdere documentsoorten zoals brieven, offertes, aangetekende stukken, facturen en dergelijke. 

Algemene kenmerken OpenIMS postregistratie

• Conversie van scanner output (Tiff/PDF) middels ABBYY naar archiefwaardige PDF/A formaat.
• Toekennen van bepaald type aan een poststuk, bv. aanmelding, sollicitatie of klacht.
• Toekennen van verantwoordelijke afdeling/persoon.
• Toekennen van meerdere trefwoorden per poststuk.
• Relatietabel bouwt op tijdens invoeren NAW-gegevens poststuk.
• Automatische nummering.
• Datum van verzending, ontvangst, rappeltermijn en afhandeling liggen desgewenst vast.
• Aan poststukken kan een dossierkenmerk worden toegekend.
• Opzoeken poststuk met behulp van alle vastgelegde gegevens. Elke zoekrichting is mogelijk.
• Sorteren, groeperen en filteren van de lijst met poststukken.
• Vasteleggen van archief / vernietingstermijn(en).
• Genereren van vernietigingslijst(en).
• Vrij memoveld voor eigen commentaar op poststuk.
• Export van gegevens.
• Rapporten en overzichten ook eenvoudig uit te printen of te exporteren.

Voorbeeld post workflow

Bovenstaande kenmerken zijn generiek en worden per opdrachtgever naar de daar geldende eisen en wensen ingericht.

1-3 van 3

1. Postregisttratie (scan en email)	2. Mijn post overzicht	3. Postboek met geavanceerde filter voorzieningen

Screenshots postregistratie (klik op de afbeelding voor een vergroting).

Automatische postverwerking, hoe werkt dat?

Zodra bekend is waar een binnengekomen document begint kan naar een postcode en/of naam gezocht worden. De combinatie ABBYY FlexiCapture en OpenIMS doen dit op intelligente wijze. Is de Postcode en/of Naam op het gescande document gevonden, dan wordt in OpenIMS of andere backoffice oplossing zoals Exact, Afas of CRM pakket gekeken of deze in het systeem bekend is. Documenten worden dan aan OpenIMS in PDF of PDF/A afgeleverd via intelligente validatie modellen.

Zijn naam en postcode is niet genoeg? 
Liever heeft u de selectie op basis van een referentie nummer of zaakcode?
Wij hebben een stappenplan om efficiënt uw specifieke documenten te herkennen.

Meer informatie treft u aan in onderstaande PDF documenten.

OpenIMS postverwerking brochure